Перевірки Держпраці у 2026 році: підстави візиту, документи та штрафи

Які перевірки дозволені під час воєнного стану

Спеціальні правила встановлює стаття 16 Закону № 2136-IX. За заявою працівника або профспілки можуть проводити позаплановий контроль дотримання цього закону, виявлення неоформлених трудових відносин, мобінгу та законності припинення трудових договорів. Підставу візиту та питання, які інспектор збирається перевіряти, слід шукати в направленні. Саме з нього починається перевірка законності заходу.

Закон також посилається на визначені підстави статті 6 Закону № 877-V, передбачає звернення відповідної військової адміністрації та контроль невиконаних приписів, виданих після 1 травня 2022 року. Необхідно перевіряти застосовну підставу за документами конкретного заходу. Загальний лист про бажання ознайомитися з кадровою роботою не пояснює всіх процесуальних передумов перевірки.

Для мобінгу є окреме правило: такий позаплановий захід не можна проводити одночасно з перевіркою будь-яких інших питань. Це важливо, коли направлення охоплює одразу цькування, оплату праці та неоформлені відносини. Перед прийняттям рішення щодо допуску потрібно оцінити зміст документа й чинну процедуру, а не давати усну універсальну відмову.

Що перевірити при прибутті інспектора

Призначте представника роботодавця для комунікації та обліку переданих матеріалів. Попросіть службове посвідчення та направлення, перевірте орган, посадових осіб, найменування роботодавця, дату початку, тривалість, підставу й предмет. За Законом № 877-V перед початком заходу посадові особи пред’являють відповідні документи та надають копію направлення.

Зіставте питання з підставою перевірки. Позаплановий захід має стосуватися обставин, які стали приводом для його проведення, із зазначенням цих питань у направленні. Якщо для конкретної підстави потрібне погодження, перевіряйте його наявність і зміст. Вимога надати всі документи компанії за будь-який період потребує окремої оцінки обґрунтованості.

Фіксуйте час прибуття, реквізити документів та передані копії. Якщо підприємство працює дистанційно або частина документів втрачена через бойові дії, одразу поясніть фактичні обставини та запропонуйте доступний спосіб надання матеріалів. Не створюйте документи заднім числом і не підписуйте твердження, які не відповідають реальності.

Недопуск: рішення з конкретною правовою підставою

Закон № 877-V передбачає права суб’єкта господарювання, зокрема щодо недопуску за встановлених законом обставин. Але право на обґрунтований недопуск не дорівнює можливості заблокувати будь-який візит. Відсутність відповідального кадровика чи небажання керівника спілкуватися самі по собі не замінюють процесуальної підстави.

Неправомірне створення перешкод може мати окремі фінансові наслідки. Стаття 265 КЗпП розрізняє загальний недопуск та перешкоджання перевірці з питань неоформленої праці. Тому рішення потрібно оформлювати після перевірки документів і точного визначення порушення процедури. Усна фраза «зараз усі перевірки заборонені» не є достатнім обґрунтуванням.

За наявності сумніву збережіть копії документів, викладіть конкретне зауваження і залучіть юриста. Необхідно розділити питання про законність початку заходу та незгоду з майбутніми висновками. Допуск не означає згоди з кожним твердженням інспектора, а зауваження до акта повинні спиратися на перевірені факти.

Який пакет документів підготувати

Документи підбирайте під предмет перевірки. Якщо оскаржується звільнення, сама наявність штатного розпису не пояснює законності підстави. Якщо йдеться про неоформлену працю, важливі реальна робота, доступи, графіки, оплата та характер підпорядкування. Паперовий договір на послуги оцінюють разом із фактичними відносинами сторін.

Заведіть опис наданих копій із датою та адресатом. Для електронних документів збережіть їхню цілісність і підтвердження підписання. Персональні дані передавайте лише в необхідному для законної перевірки обсязі. Відмова надати будь-які матеріали через наявність персональних даних не замінює аналізу повноважень органу та законної мети запиту.

Розміри фінансових санкцій за статтею 265

Стаття 265 використовує мінімальну заробітну плату, встановлену на момент виявлення порушення. За фактичний допуск без належного оформлення загальний розмір становить десять мінімальних зарплат за кожного працівника. Для юридичних осіб і ФОП на єдиному податку першої, другої та третьої груп закон передбачає попередження за відповідне перше порушення.

Повторне протягом двох років порушення щодо неоформленої праці має окрему санкцію в тридцять мінімальних зарплат за працівника. За затримку виплат більш як на місяць або неповну виплату передбачено три мінімальні зарплати. За недотримання мінімальних гарантій оплати праці передбачено дві мінімальні зарплати за кожного відповідного працівника.

Загальне перешкоджання перевірці може коштувати три мінімальні зарплати, а перешкоджання перевірці щодо неоформлених відносин має спеціальний розмір у шістнадцять. Це базові орієнтири норми, а не готовий розрахунок штрафу конкретному роботодавцю. Потрібно визначити склад порушення, повторність, податковий статус та дію спеціального правила воєнного стану.

Як працює правило про виконання припису

Частина третя статті 16 Закону № 2136-IX передбачає незастосування штрафів за статтею 265 КЗпП, якщо припис за результатами позапланового заходу виконано повністю та у встановлений строк. Обидві умови мають значення. Часткове виправлення або обіцянка усунути порушення пізніше не дорівнюють належному виконанню.

Після отримання припису створіть таблицю: порушення, необхідна дія, відповідальний, строк, доказ виконання. Якщо потрібно доплатити працівнику, збережіть розрахунок і платіжне підтвердження. Якщо потрібно виправити кадровий документ, оформіть належну поточну дію без вигаданих минулих дат. Письмово повідомте орган про виконання та збережіть підтвердження передання матеріалів.

Спеціальне правило стосується саме штрафів за статтею 265. Воно не означає автоматичного припинення індивідуального спору з працівником або будь-якої іншої відповідальності. Якщо роботодавець не погоджується з приписом, потрібно окремо визначити порядок і строки оскарження. Саме подання заперечень не слід без перевірки вважати зупиненням обов’язку виконання.

Приклад: працівник заявив про недоплату при звільненні

Працівник повідомив про неповний розрахунок при звільненні. Компанія отримала направлення на перевірку цих обставин. Спочатку відповідальний збирає наказ, розрахунок, табелі, платіжні документи та листування. Далі звіряє суми й дати, встановлює, чи є реальна недоплата або помилка в призначенні платежу, та готує пояснення з конкретними додатками.

Якщо порушення підтвердилося і видано припис, керівник визначає строк виправлення та перевіряє фактичне виконання. Надісланий банку платіж ще потрібно зіставити з його результатом. У папці справи залишаються акт, припис, розрахунок, підтвердження виплати та відповідь органу. За цими документами можна перевірити суму, дату виплати й виконання обов’язків роботодавця.

Якщо інспектор уже прибув або ви отримали акт, почніть консультацію з цих документів і зазначеного в них строку. Юридична компанія DNT LEGAL перевірить підставу заходу та допоможе підготувати пояснення з посиланнями на документи роботодавця. Статус критично важливого підприємства чи бронювання працівників не звільняють компанію від дотримання трудових правил і не забороняють такий контроль.

Як підготувати зауваження до акта

Працюйте з кожним спірним висновком окремо. У зауваженнях укажіть пункт акта, з яким не погоджуєтеся, коротко поясніть розбіжність і назвіть документ, який підтверджує вашу позицію. Наприклад, якщо інспектор зазначив відсутність виплати, додайте платіжне підтвердження та поясніть, як його сума співвідноситься з розрахунковою відомістю.

Фраза «порушень не було» без додатків залишає головне питання без відповіді. Зручніше пронумерувати докази та посилатися на них у тексті. Окремо викладіть процедурні зауваження: яке питання вийшло за межі направлення, коли запитали документ або яку подану інформацію не врахували. Збережіть примірник зауважень і підтвердження їх отримання адресатом.

Документи для перевірки

• Направлення, підстава перевірки та отримані повідомлення
• Трудові договори, накази, табелі й документи про виплати
• Документи щодо обставин звернення працівника
• Акт перевірки, припис і докази усунення порушень, якщо вже отримані

Часті запитання