Розблокування ПН/РК: алгоритм від квитанції до рішення комісії

Як зрозуміти, що саме потрібно розблокувати

Відкрийте останню квитанцію щодо відправленого документа. Зіставте номер, дату, покупця, суму та ознаку документа з тим, що бачить менеджер у замовленні. Квитанція про зупинення означає, що реєстрацію зупинено за результатами моніторингу. Технічне неприйняття через помилку реквізитів вимагає іншої дії. Рішення комісії про відмову є наступною, окремою стадією. Якщо у папці клієнта вже є таке рішення, починайте з нього та дати його прийняття.

Прочитайте, чи йдеться у квитанції про ризиковість операції або відповідність платника критеріям ризиковості. У другому випадку перевірте, чи надійшло окреме рішення щодо самого підприємства. Бухгалтер може одночасно готувати пояснення по накладній і збирати матеріали щодо статусу компанії. У цих процедурах різні предмет, електронні форми та очікувані рішення. Запис «розблокувати все» в дорученні директору не дозволяє побачити, що саме вже зроблено.

Як написати пояснення про операцію з товаром

Почніть з одного речення, за яким стороння людина розпізнає постачання. Хто продав, що саме, за яким замовленням, кому і на яку дату виникла підстава скласти ПН. Далі розкрийте дві частини історії: звідки у продавця цей товар і що відбулося між ним та покупцем. Для придбаної партії такими ланками можуть бути договір закупівлі, видаткова накладна постачальника, складський запис, договір реалізації та документ приймання покупцем. Вибір залежить від подій, які відбулися насправді.

Порівняйте одиниці виміру. Наприклад, постачальник продає плівку рулонами, а клієнт замовив метри. Додайте документ або розрахунок переходу між одиницями з посиланням на облікові дані. Якщо у видатковій накладній скорочено торговельну назву, поясніть, як вона пов’язана з артикулом у специфікації та позицією у податковій накладній. Намагання приховати різницю перейменуванням файлу залишить суперечність у документах.

Для виробника знадобиться інша послідовність: отримана сировина, передання у виробництво, випуск готового виробу, оприбуткування і продаж. Поясніть перетворення сировини на готовий товар настільки конкретно, щоб було видно зв’язок кодів, кількості й періодів. Для транспортування своїм транспортом та перевезення стороннім перевізником набір документів також різниться. Перелік у пункті 5 Порядку № 520 дає орієнтири для вибору доказів. Розмір архіву сам по собі не підтверджує постачання.

Якщо накладну склали за авансом, а відвантаження ще чекає

У навчальному прикладі покупець перерахував частину ціни за майбутню поставку обладнання. На дату авансу обладнання ще на складі виробника. Бухгалтер перевіряє у договорі порядок оплати, за випискою встановлює дату зарахування коштів і звіряє суму зі специфікацією. У поясненні зазначає, яка частина замовлення оплачена і на який етап припадає доставка. Не варто описувати покупця як такого, що вже прийняв товар, тільки тому, що форма пояснення просить коментар до постачання.

До такого пакета доречні підписана домовленість, замовлення, виписка, а за наявності також документи про придбання або виробничі можливості постачальника. Якщо до дня подання пояснень обладнання встигли відвантажити, розділіть події за часом. Позначте, які документи існували на дату виникнення зобов’язання і які підтверджують подальше виконання. Це дозволить читачеві зрозуміти, чому дата видаткової накладної пізніша за дату ПН, а бухгалтеру не доведеться підганяти дати у первинних документах.

Що показати по послузі або розрахунку коригування

Для послуги опишіть предмет мовою результату, який можна перевірити. Хто замовив роботу, у якому періоді її виконали, хто приймав і за якою ціною. У договорі може стояти загальний опис консультаційних послуг, тоді конкретику дають заявка, технічне завдання, звіт чи листування про передання результату. Акт, що повторює назву договору одним рядком, доцільно читати разом із цими матеріалами. Перед переданням перевірте, чи потрібні всі сторінки звіту і чи не долучаєте відомостей про іншого клієнта.

Для РК спочатку знайдіть первісну ПН та рядок, який змінюється. Назвіть подію, що змінила ціну, кількість або інший показник: повернення частини товару, перегляд ціни чи інша передбачена законом підстава. Покажіть значення до зміни й після неї та спосіб розрахунку різниці. Зведена сума за весь квартал не пояснює, чому зменшується конкретний рядок документа. Для кількох повернень по одній накладній корисно зробити коротку відомість з датами й кількостями за кожним поверненням.

Як подати пакет і перевірити відповідь комісії

Зберіть опис додатків у порядку, в якому вони потрібні для читання пояснення. Для кожного додатка вкажіть назву, дату, номер та факт, який він підтверджує. Перевірте видимість підписів, сторінок зі специфікаціями й позначок про приймання. Зіставте назву вкладеного файлу з його змістом. Буває, що менеджер назвав файл «остаточний договір», а в ньому редакція до зміни ціни. Помилку легше помітити перед відправленням, ніж пояснювати розбіжність у скарзі.

Підпишіть повідомлення від імені належного платника, збережіть відправлену форму й квитанції. За Порядком № 520 комісія регіонального рівня протягом п’яти робочих днів після отримання пояснень і копій документів ухвалює передбачене процедурою рішення або надсилає повідомлення про додаткові матеріали. У повідомленні виділіть конкретні відсутні ланки. Замість повторення всього пакета вкажіть, яким новим документом закриваєте кожне питання. Якщо документа об’єктивно не існує, поясніть причину та покажіть інший доказ відповідної події.

Як підготувати скаргу на відмову у реєстрації

Випишіть мотиви відмови в окрему колонку. Навпроти кожного мотиву вкажіть, що подавали раніше, де саме це видно і який аргумент чи доказ додаєте зараз. Для скарги юридичної особи чинний реєстр ДПС містить J1313205, для фізичної особи F1313205. Документ довільного формату J/F1360102 використовують для додатка. Якщо відправити лише додатки, немає належної підстави вважати, що скаргу подано у встановлений строк.

У самій скарзі назвіть орган, рішення, операцію та бажаний результат. Перед підписанням попросіть колегу відкрити пакет так, наче він не знайомий із покупцем. Якщо для розуміння історії доводиться усно пояснювати, чий склад зазначено у ТТН або чому оплату розподілено на дві накладні, перенесіть ці пояснення у текст. Після подання занесіть результат приймання і дату наступного контролю в реєстр. Клієнту, який очікує податкового кредиту, повідомляйте фактичний стан з кабінету, а не прогнозовану дату позитивного рішення.

Що передати бухгалтеру, який прийме справу завтра

Збережіть у робочій папці реєстр із чотирма датами: складання накладної, надходження квитанції, відправлення пояснення та отримання відповіді. Поруч запишіть ідентифікатор відправленої форми й назву файлу з рішенням. Для покупця підготуйте короткий статус з номером накладної та вказівкою, який документ зараз очікується. Не пересилайте загальний архів закупівель, якщо достатньо назвати етап. Залишіть контакт відповідального всередині компанії та дату наступної перевірки кабінету. За такої передачі робота продовжиться і під час відпустки бухгалтера, а директор зможе побачити, чи потрібен його підпис сьогодні.

Документи для перевірки

• Квитанція про зупинення, копія ПН або РК і пов’язана з РК накладна
• Договір із чинною специфікацією та підтвердженням першої події
• Первинні документи за фактичним придбанням, постачанням або виконанням послуги
• Квитанції подання, повідомлення комісії та рішення, якщо вони вже надійшли

Часті запитання