Таблиця даних платника ПДВ: як заповнити й пояснити коди

Для чого підприємству таблиця даних і коли її готувати

Уявіть два підприємства з однаковою сумою продажу. Перше придбаває запчастини й продає ті самі позиції мережі магазинів. Друге купує метал і комплектуючі, а постачає готові стелажі. В одного платника коди на вході та виході можуть збігатися, в іншого вони закономірно різні. Таблиця має показати сталі операції конкретного бізнесу. Для виробника суттєвий процес перероблення, для торговця важливі закупівля, зберігання та перепродаж, а для виконавця послуг головним ресурсом можуть бути люди й обладнання.

Пункт 12 Порядку № 1165 дає платнику право подати таблицю. Вона може знадобитися, коли підприємство розпочинає регулярний напрям діяльності або бачить повторювані проблеми з одними кодами. Не чекайте, що врахування таблиці автоматично розв’яже спір за кожною старою ПН. Порядок окремо встановлює умови автоматичної реєстрації раніше зупинених документів. Перевіряйте фактичний статус кожної накладної і ведіть її строк подання пояснень паралельно з роботою над таблицею.

Як заповнити рядки для виробництва та послуг

Візьміть фактичні накладні й акти за напрямом, який пояснюєте. Випишіть КВЕД, коди товарів за УКТ ЗЕД, коди послуг за ДКПП і назви позицій у первинних документах. КВЕД описує вид діяльності, тому його не можна механічно ставити на місце коду окремої послуги. Перевіряйте код за змістом конкретної операції й класифікатором. Збережіть обґрунтування вибору, якщо одна комерційна назва охоплює кілька різних товарів або послуг.

Зразок у таблиці показує логіку підбору, а не комбінацію кодів для копіювання. Для своїх рядків визначте товар за його характеристиками, а послугу за тим, що саме приймає замовник. Якщо закуповуєте матеріал кількох видів, покажіть ті з них, що фактично пов’язані з описаною продукцією. Заповнення довільного набору кодів «про запас» створює питання про операції, яких у звітності й документах підприємства ще немає.

Приклад пояснення для компанії, яка працює без власного складу

Перевізник за окремим замовленням забирає товар зі складу постачальника і доставляє його безпосередньо покупцеві торговельної компанії. Компанія має договори з обома сторонами і не приймає товар на власний склад. У поясненні вона описує послідовність укладення замовлення, переходу товару та доставки, називає учасників і показує, які документи отримала. Приписувати їй склад, якого вона не орендує, не потрібно. Натомість важливо звірити адреси відвантаження й приймання у перевізних документах та реквізити договорів.

У компанії, яка продає послугу монтажу, може бути інша картина. Вона купує кріплення, орендує спеціальну техніку та залучає монтажників. У покупця в акті зазначено послугу встановлення, а не перепродаж кріплень. Поясніть, які матеріали є складниками роботи, чим підтверджено оренду техніки та який результат замовник прийняв на об’єкті. Якщо послугу повністю виконав субпідрядник, варто показати зв’язок між його завданням, прийнятим результатом і зобов’язанням перед кінцевим замовником.

Як зіставити інформацію з формою № 20-ОПП

Складіть перелік об’єктів, які реально задіяні у вашому прикладі: магазин, цех, склад, офіс, майданчик, транспорт або інше майно відповідно до обставин. Зіставте об’єкт у поясненні з чинним договором, адресою та правом користування. Після цього перевірте, які відомості про об’єкти оподаткування є в обліку платника. Для відкриття нового об’єкта розділ VIII Порядку № 1588 встановлює загальний строк подання заяви за формою № 20-ОПП протягом десяти робочих днів після реєстрації, створення чи відкриття.

Наявність договору оренди не підтверджує, що податкова отримала актуальне повідомлення про об’єкт. І навпаки, раніше прийнята заява за формою № 20-ОПП не доводить, що договір користування чинний у період поставки. У разі переїзду або закриття цеху перевірте обов’язок оновити відомості. Збережіть документ, який фіксує зміну, і квитанцію про надходження відповідної заяви. Не змішуйте оновлення облікових відомостей із поданням самої таблиці: це самостійні електронні документи.

Що написати про штат, основні засоби та підрядників

Опишіть один типовий цикл роботи і на кожному етапі вкажіть, хто його виконує. Наприклад, технолог погоджує карту операції, працівники цеху виготовляють деталі, зовнішня компанія фарбує їх, а відповідальна особа передає результат покупцеві. Якщо пояснення стверджує, що всі роботи виконує власний персонал, хоча рахунки свідчать про регулярну оплату послуг іншої компанії, виникає суперечність. Попросіть майстра й бухгалтера разом пройти шлях одного замовлення та виправити опис до подання.

Пункт 14 Порядку № 1165 вимагає пояснення з описом діяльності та посиланням на податкову й іншу звітність платника. Обирайте показники, які справді підтверджують вашу діяльність. Для виробництва це може бути відображення виробничих активів та витрат, для виконавця послуг важливі підтверджені види робіт і наявні виконавці. Зайві персональні дані працівників чи документи щодо непов’язаних клієнтів не поліпшують логіку пояснення. В описі додатків вкажіть, яке твердження підтверджує кожен файл.

Що перевірити, коли таблицю не враховано

Прочитайте саму підставу рішення і визначте, чи її можна усунути фактичним уточненням. Слова «невідповідність діяльності» не кажуть бухгалтеру, який рядок виправляти. Розкладіть пояснення на твердження про діяльність, коди придбання, коди постачання та ресурси. Зіставте їх із документами за обраний період. Так можна побачити, що до пакета потрапив договір щодо іншого цеху, у коді послуги пропущено цифру або підрядника описали як штатного працівника.

Вибираючи між новим поданням та оскарженням, зафіксуйте, чи справді змінилися факти або з’явилися докази, яких не було у комісії. Нове повідомлення не зупиняє строку оскарження попереднього рішення. Для скарги на рішення регіональної комісії про неврахування таблиці реєстр містить J/F1315902. За порядком розгляду скарг у постанові № 1165 загальний строк становить десять робочих днів після дня прийняття оскаржуваного рішення. Правильний предмет скарги допоможе обрати саме цю форму, а не форму для відмови щодо окремої ПН.

Як перевірити готовий файл перед підписанням

Візьміть один із заявлених кодів навмання і попросіть працівника, який готував таблицю, відкрити останній документ продажу за цим кодом. Потім пройдіть у зворотному напрямку до джерела товару або ресурсу, потрібного для надання послуги. Якщо доводиться переходити до документа іншої юридичної особи групи, з’ясуйте підставу користування її майном або персоналом. Спільного власника двох компаній недостатньо, щоб пояснити, чому одна задекларувала постачання, а всі ресурси обліковує інша.

На завершення перевірте, що директор підписує саме узгоджену версію таблиці. У внутрішньому реєстрі вкажіть дату подання, вид діяльності, перелік кодів і співробітника, який перевірить повідомлення у кабінеті. Якщо згодом надійде рішення про неврахування вже врахованої таблиці, ця відомість допоможе відновити, якому періоду й набору операцій відповідали первісні дані. Для поточних відвантажень доцільно окремо відстежувати нові квитанції, щоб вчасно помітити зміну статусу.

Документи для перевірки

• Зареєстровані КВЕД та перелік кодів товарів або послуг за фактичними операціями
• Картки складського обліку чи документи про надані послуги
• Правові підстави користування приміщеннями, обладнанням або послугами виконавців
• Відомості про об’єкти оподаткування й прийнята форма № 20-ОПП, коли вона потрібна

Часті запитання