Перевірка контрагента за ЄДРПОУ перед авансом: реєстри й документи

З’ясуйте, кому саме платитиме компанія

Попросіть повне найменування, код ЄДРПОУ, місцезнаходження та банківські реквізити сторони договору. Порівняйте ці дані з рахунком, комерційною пропозицією та листуванням. Схожі назви або спільний бренд не означають одну юридичну особу. Платіж має отримати належна сторона або інша особа на чітко оформленій правовій підставі.

Шукайте насамперед за кодом, а не лише за назвою. Назва може змінюватися, мати скорочення або збігатися з іншими компаніями. Якщо менеджер пропонує підписати договір з однією особою, а оплатити іншій, з’ясуйте причину до переказу. Додатковий лист без погодженої зміни договору може залишити незрозумілим, хто відповідає за повернення авансу.

Збережіть вихідні документи та результати перевірки з датою. Для значної суми важлива не лише відповідь «перевірили», а можливість показати, яку компанію, за якими даними й коли перевіряли. Повторіть ключову перевірку безпосередньо перед оплатою, якщо між підписанням і переказом минув тривалий час або змінилися реквізити.

Що дивитися в ЄДР

Перевірте статус юридичної особи, відомості про керівника та осіб, які можуть діяти від її імені, а також зазначені обмеження представництва. Встановіть, чи не перебуває контрагент у процесі припинення. Зафіксуйте доступні дані про учасників і бенефіціарів, але не підміняйте ними аналіз конкретного договору.

Код виду діяльності допомагає поставити запитання про бізнес, проте сам по собі не доводить наявності складу, товару, персоналу чи ліцензії. Коли для операції потрібен спеціальний дозвіл, перевірте саме цей документ і його чинність. Наявність товару, обладнання та працівників перевіряють за окремими документами.

Якщо відкритий сервіс тимчасово недоступний або показує обмежені дані, зафіксуйте це як невизначеність. Попросіть належний актуальний витяг та підтвердні документи. У висновку зазначте, які дані залишилися неперевіреними. Для великого авансу така невизначеність може бути підставою змінити графік оплати або запросити забезпечення.

ПДВ і податкові реквізити

Для операції з ПДВ перевірте реєстрацію платника, її дату та можливе анулювання. Зіставте податковий номер із стороною договору. Статус важливий на відповідну дату операції; старе свідоцтво або збережена колись сторінка не підтверджують його зараз. Не плутайте реєстрацію платником ПДВ із гарантією реєстрації конкретної податкової накладної.

Договір має визначати ціну, включення ПДВ та обов’язки щодо податкових документів. Якщо продавець не є платником, формулювання «ціна з ПДВ» потребує виправлення або пояснення. Умови компенсації податкових втрат оцінюють окремо: вони не замінюють документів і не гарантують можливості стягнути кошти з неплатоспроможної особи.

Публічний пошук не відкриває закритих даних податкового обліку продавця. За потреби попросіть у контрагента документи, які він може законно надати, і визначте, яке конкретне запитання вони мають підтвердити.

Боржники та виконавчі провадження

Єдиний реєстр боржників і Автоматизована система виконавчого провадження мають різні функції. Запис про боржника сигналізує про відповідні невиконані зобов’язання, а відомості про провадження допомагають установити виконавця, номер та доступний стан виконання. Користуйтеся офіційними сервісами Міністерства юстиції та фіксуйте отримані ідентифікатори.

Знайдений запис потрібно розібрати: яка сума, хто стягувач, чи завершено провадження, чи стосується воно потрібної юридичної особи. Одна невелика історична справа та кілька поточних великих стягнень мають різне значення. Попросіть пояснення і документи про погашення, якщо контрагент стверджує, що інформація застаріла.

Відсутність запису не доводить відсутності всіх боргів. Кредитор міг ще не отримати виконавчого документа, справа могла не дійти до примусового виконання, а відкритість даних може бути обмежена. Тому висновок потрібно формулювати як результат конкретних перевірок на певну дату, з окремим описом неперевірених питань.

Як читати судові справи

Перевіряйте Єдиний державний реєстр судових рішень і доступну інформацію про стан розгляду справ. Зіставляйте код, найменування, предмет спору та процесуальну роль. Компанія може бути позивачем, який успішно стягує борг, або відповідачем у низці однотипних спорів. Саме число знайдених рішень нічого не пояснює без змісту.

Відрізняйте відкриття провадження, проміжну ухвалу та остаточне рішення. Перевірте подальше оскарження і набрання рішенням законної сили, якщо це доступно. Повторювані спори про непоставлений товар після авансу особливо важливі для аналогічної майбутньої угоди. Якщо за результатами перевірки потрібне представництво у власній судовій справі, його погоджують окремо.

Повноваження підписанта і значний правочин

Якщо підписує директор, звірте відомості ЄДР, статутні обмеження та рішення про призначення за потреби. Якщо підписує представник, перевірте довіреність, її строк і конкретні повноваження. Право отримати товар не завжди включає право укласти договір, змінити ціну або погодити прощення боргу.

Для ТОВ перевірте правила значних правочинів за статтею 44 Закону № 2275-VIII та статутом. Зокрема, має значення співвідношення вартості предмета до чистих активів за останньою затвердженою фінансовою звітністю. Зіставте суму договору з повноваженнями директора. Попросіть належне корпоративне рішення, коли воно необхідне.

Перевірку потрібно провести також зі свого боку. Внутрішній ліміт на закупівлю або банківський платіж не тотожний корпоративному погодженню правочину. У папці договору мають бути саме ті рішення і повноваження, які відповідають сторонам, предмету та сумі. Незрозуміле погодження «на всі майбутні угоди» потребує окремої оцінки.

Як перетворити ризики на умови оплати

Перевірка повинна завершуватися рішенням щодо конкретної угоди. Для нового постачальника можна обговорити менший аванс, оплату частинами після підтверджених етапів, огляд товару чи належне забезпечення. Якість забезпечення також перевіряють: документ від особи без активів може мати обмежену практичну цінність.

Наприклад, новий продавець просить повну передоплату, не показує документи на товар, а в реєстрі є кілька спорів про непоставку. До переказу коштів варто з’ясувати його роль у цих спорах і запропонувати оплату після огляду партії або частинами. Відмову від огляду чи зміну пояснень зафіксуйте в матеріалах перевірки. Це додаткові обставини для рішення про платіж, а не доказ шахрайства.

Якщо борг уже виник, зберіть договір, платіж, строк виконання та листування. Для попередньої оцінки окремої грошової вимоги можна використати калькулятор за статтею 625, перевіривши його застосовність до конкретного зобов’язання. Юридична компанія DNT LEGAL допоможе зіставити ці документи та визначити, що вимагати від контрагента: поставку, повернення авансу чи сплату вже простроченого грошового боргу.

Як зафіксувати рішення про аванс

Після перевірки підготуйте короткий висновок для людини, яка погоджує платіж. Укажіть контрагента, дату перевірки, суму авансу, виявлені невідповідності та умови, за яких оплата допустима для бізнесу. Наприклад, перший платіж можна пов’язати з наданням підтвердження повноважень або з фактичною готовністю погодженої партії. Таке рішення має бути відображене в договорі, якщо змінює порядок розрахунків.

Висновок перевірки стосується даних, доступних на зазначену в ньому дату. Перед наступним великим авансом оновіть ключові відомості, особливо якщо змінилися керівник, рахунок, адреса або поведінка постачальника. Зберігайте дату й джерело кожного суттєвого висновку, щоб пізніше пояснити, на яких даних ґрунтувалося комерційне рішення.

Документи для перевірки

• Проєкт договору, рахунок і код ЄДРПОУ постачальника
• Актуальні відомості ЄДР та документи підписанта
• Результати перевірок із датами та ідентифікаторами справ
• Документи щодо товару, строку поставки й забезпечення авансу

Часті запитання