Списання безнадійної заборгованості у 2026 році: документи, прибуток і ПДВ

Визначте, хто кому винен

Дебіторська заборгованість означає вимогу компанії до іншої особи: оплатити поставлений товар, повернути аванс або виконати інший обов’язок. Кредиторська означає власне зобов’язання компанії перед контрагентом. Один договір може мати різні залишки за окремими операціями. Розпишіть залишок на бухгалтерському рахунку за контрагентами й операціями.

Відокремте основну суму, проценти, штрафи та аванси. Перевірте часткові оплати, повернення товару, зарахування та зміну сторін. Старий акт звірки без первинних документів не пояснює всіх складових. Для кожного залишку потрібні дата виникнення, строк виконання та підстава, за якою компанія вважає його безнадійним або таким, що не підлягає погашенню.

Сумнівність і безнадійність також не тотожні. Ризик неповернення може вимагати резервування за застосовними стандартами, але не завжди дає підставу для остаточного списання. Облікова оцінка та податкове визначення можуть відрізнятися. Тому рішення про проведення не повинно автоматично ставати висновком про право зменшити податок.

Критерії підпункту 14.1.11 ПКУ

Податковий кодекс містить перелік ознак безнадійної заборгованості. Серед них є сплив позовної давності, визначені випадки смерті чи безвісної відсутності фізичної особи, недостатність майна після належних дій із примусового стягнення, установлене банкрутство або припинення юридичної особи через ліквідацію. Для кожної ознаки потрібні саме ті факти, які передбачає норма.

Саме відкриття провадження про банкрутство не слід без аналізу прирівнювати до всіх наслідків визнання банкрутом. Так само рішення учасників про ліквідацію і завершене припинення юридичної особи є різними подіями. Перевіряйте актуальний статус і документ, який підтверджує відповідну ознаку на дату списання.

Для недостатності майна важливі дії з примусового стягнення та їхній результат. Внутрішній висновок менеджера «боржник нічого не має» не замінює необхідних доказів. Якщо обрано ознаку неможливості стягнення через форс-мажор, потрібні належне підтвердження і зв’язок із конкретною вимогою. Не використовуйте загальне посилання на воєнний стан для всього портфеля боргів.

Позовна давність після поновлення її перебігу

Загальна позовна давність за ЦКУ становить три роки, але початок залежить від порушення права та умов конкретного зобов’язання. Для платежу з визначеним строком спочатку встановіть цей строк. Дата підписання договору або виставлення рахунку не завжди є початком відліку. Окремо перевіряють спеціальні строки та належні домовленості сторін.

Під час обчислення потрібно врахувати історичні правила карантинного продовження та воєнного зупинення. Закон № 4434-IX виключив спеціальний пункт 19 перехідних положень ЦКУ, поновивши перебіг із 4 вересня 2025 року. Це не означає нового повного трирічного строку для кожного боргу. Потрібно відновити, скільки часу вже спливло і які правила діяли у відповідні проміжки.

Перевірте дії, які можуть свідчити про визнання боргу та впливати на перебіг давності: часткові платежі, належні листи, акти звірки за відповідних обставин. Не кожний документ автоматично перериває строк; значення мають зміст, повноваження підписанта та момент дії. Списання без календаря створює ризик помилкового податкового висновку.

Сплив позовної давності не є автоматичним припиненням цивільного обов’язку. Стаття 267 визначає окремі наслідки, зокрема щодо добровільного виконання після спливу. Тому бухгалтерське списання, захист проти вимоги та прощення боргу не потрібно змішувати. Кожна дія має власну підставу й документи.

Резерв та списання дебіторки

За НП(С)БО 10 перевіряють правила визначення сумнівної та безнадійної дебіторської заборгованості, чистої реалізаційної вартості й резерву. Компанії, які застосовують МСФЗ, використовують відповідні правила очікуваних кредитних збитків. Перевірте, чи відповідає облікова політика стандартам, які застосовує компанія.

Перед списанням звірте створений резерв і конкретний залишок. Якщо резерву не вистачає, бухгалтер визначає проведення за відповідним стандартом. Юридична частина перевірки підтверджує підставу та документи, а не замінює бухгалтерське судження. Після списання можуть залишатися обов’язки щодо спостереження за можливістю стягнення та збереження доказів.

Для платників, які застосовують податкові різниці, пункт 139.2 ПКУ передбачає збільшення фінансового результату на визначені витрати формування резерву та списання понад резерв. Зменшення на списану дебіторку пов’язане з відповідністю ознакам підпункту 14.1.11. Тому створення резерву саме по собі не означає остаточного податкового визнання витрат.

Кредиторка та дохід компанії

Для власного боргу потрібно визначити, чи існує підстава вважати зобов’язання таким, що більше не підлягає погашенню за правилами обліку. НП(С)БО 11 регулює відповідне відображення доходу. Прощення боргу кредитором, сплив строку та завершення ліквідації контрагента потребують різних доказів і не повинні оформлюватися одним універсальним шаблоном.

Платник податку на прибуток враховує бухгалтерський фінансовий результат із застосовними різницями. Для єдиного податку діють власні правила доходу, зокрема спеціальні положення щодо окремої простроченої кредиторської заборгованості. Підставу списання визначають за документами, а податкові наслідки перевіряють з урахуванням режиму компанії.

Якщо борг валютний, перевірте облікову суму на потрібну дату і відображення курсових різниць. Якщо кредитор є пов’язаною особою або нерезидентом, виникають додаткові питання конкретної операції. Внутрішній наказ не може замінити домовленість кредитора, коли компанія посилається саме на прощення боргу як правову підставу.

ПДВ: окрема перевірка для кожної операції

Списання продавцем неоплаченої дебіторської заборгованості саме по собі не означає повернення товару чи зміну ціни за статтею 192 ПКУ. Не зменшуйте автоматично податкові зобов’язання лише через бухгалтерський наказ. Для коригування потрібна належна законна підстава та відповідне оформлення податкових документів.

Для покупця розрізняйте отриманий товар, виданий аванс без поставки, імпорт товару та послуги нерезидента. Підстави виникнення податкового кредиту й можливі наслідки списання в цих ситуаціях відрізняються. Перевірте первісну податкову накладну або митну декларацію, використання придбаного та реальну зміну відносин. Для кожної операції окремо визначте, чи є підстава для коригування.

Наприклад, у роз’ясненні ДПС від 19 січня 2026 року щодо послуг нерезидента зазначено, що раніше нараховані зобов’язання та сформований кредит за такою операцією не коригують лише через прощення або списання простроченого боргу. Цей висновок стосується описаного виду операції. Його не слід без перевірки переносити на аванс українському постачальнику без отриманого товару.

Як оформити рішення

Проведіть інвентаризацію розрахунків і складіть довідку щодо кожного боргу: походження, сума, дата, підстава, докази та податковий режим. Додайте правовий календар і бухгалтерський висновок. Наказ керівника має спиратися на ці матеріали. Сам наказ є завершенням внутрішньої процедури, а не первинним доказом безнадійності.

Для прикладу, перед списанням старого авансу перевірте платіж, обов’язок поставки або повернення, листування про визнання суми та календар давності. Якщо контрагент ліквідований, установіть дату й правову підставу припинення. Якщо він продовжує працювати, з’ясуйте, чому обрана конкретна податкова ознака. Збережіть документи, які дозволяють відтворити висновок під час перевірки.

Для списання юрист і бухгалтер мають дійти узгодженого висновку щодо однієї заборгованості: коли виникла, чим підтверджена і яка підстава застосовується. Юридична компанія DNT LEGAL допоможе перевірити правову частину цього висновку та підготувати документи. Калькулятор податкових строків допомагає з передбаченими в ньому податковими процедурами, але не розраховує індивідуальну цивільну позовну давність. Для неї потрібен окремий календар за договором та всіма юридично значущими подіями.

Документи для перевірки

• Договір, первинні документи, платежі та акти звірки
• Розрахунок позовної давності з усіма подіями
• Документи про ліквідацію, виконання або іншу підставу безнадійності
• Інвентаризаційні матеріали, облікова політика, резерв та проєкт наказу

Часті запитання